Cách Tính Tổng Chi Phí Thuê Kho Xưởng Bình Dương Trước Khi Ký Hợp Đồng

Chi phí thuê kho xưởng không chỉ gồm tiền thuê tính theo mét vuông mỗi tháng. Doanh nghiệp còn phải chuẩn bị tiền đặt cọc, điện nước, phí quản lý, cải tạo mặt bằng, lắp đặt máy móc, phòng cháy chữa cháy, môi trường, vận chuyển và nhiều khoản phát sinh khác.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên lập riêng hai bảng: tổng dòng tiền cần chuẩn bị ban đầu và chi phí vận hành thực tế trong 12 tháng. Cách tính này giúp so sánh đúng giữa các nhà xưởng, tránh chọn xưởng có giá thuê thấp nhưng chi phí cải tạo và vận hành quá cao.

Công thức tính tổng chi phí thuê kho xưởng

Ngoài tổng chi phí vận hành, doanh nghiệp phải tính thêm dòng tiền cần có trước ngày nhận xưởng:

Tiền đặt cọc không nhất thiết là chi phí mất đi nếu hợp đồng kết thúc đúng thỏa thuận và xưởng được hoàn trả đúng hiện trạng. Tuy nhiên, đây là một khoản vốn bị giữ nên cần được tính vào kế hoạch dòng tiền.

10 nhóm chi phí thuê kho xưởng cần kiểm tra

1. Tiền thuê nhà xưởng

Trước hết phải xác định chủ xưởng đang tính giá theo diện tích nào: diện tích nhà xưởng, diện tích kho, văn phòng, sân bãi hay toàn bộ khuôn viên đất.

Doanh nghiệp cần đo hoặc đối chiếu diện tích thực tế, tránh lấy diện tích khuôn viên đất để đánh giá diện tích sản xuất sử dụng được.

• Diện tích nhà xưởng chính.
• Diện tích kho phụ.
• Diện tích văn phòng.
• Diện tích sân bãi sử dụng riêng.
• Diện tích sử dụng chung với đơn vị khác.

2. Tiền đặt cọc và kỳ thanh toán

Cùng một mức tiền thuê nhưng số tháng đặt cọc và kỳ thanh toán khác nhau sẽ tạo áp lực dòng tiền rất khác nhau. Cần làm rõ:

• Đặt cọc bao nhiêu tháng.
• Thanh toán theo tháng, quý hay thời hạn khác.
• Thời điểm phải chuyển tiền thuê đầu tiên.
• Điều kiện hoàn trả tiền đặt cọc.
• Các trường hợp chủ xưởng được khấu trừ tiền cọc.

Các điều kiện này phải được ghi cụ thể trong

hợp đồng thuê kho xưởng
,
không nên chỉ thỏa thuận bằng lời nói.

3. Thuế, hóa đơn và phí liên quan

Doanh nghiệp cần hỏi rõ giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, hóa đơn và các nghĩa vụ tài chính liên quan. Trách nhiệm kê khai, nộp thuế và cung cấp chứng từ phải được ghi rõ theo tư cách pháp lý của bên cho thuê và quy định còn hiệu lực tại thời điểm ký hợp đồng.

Không nên tự áp dụng một tỷ lệ thuế cố định cho mọi hợp đồng. Cần kiểm tra hồ sơ của bên cho thuê và đối chiếu hướng dẫn hiện hành của cơ quan thuế.

4. Phí quản lý và phí sử dụng hạ tầng

Với xưởng nằm trong khu công nghiệp, cụm công nghiệp hoặc khuôn viên có nhiều đơn vị thuê, doanh nghiệp có thể phải thanh toán thêm:

• Phí quản lý khu vực.
• Phí bảo vệ.
• Phí sử dụng đường nội bộ.
• Phí duy tu hạ tầng.
• Phí xử lý nước thải.
• Phí thu gom rác và chất thải.
• Phí sử dụng khu vực chung.

Cần yêu cầu bảng phí bằng văn bản và hỏi rõ phí tính theo diện tích, sản lượng sử dụng hay mức cố định mỗi tháng.

5. Chi phí điện sản xuất

Điện thường là khoản chi phí lớn đối với doanh nghiệp sản xuất. Không nên chỉ hỏi “xưởng có điện ba pha hay không” mà cần kiểm tra:

• Công suất trạm điện hoặc nguồn điện hiện có.
• Công suất còn có thể sử dụng thực tế.
• Đồng hồ điện riêng hay dùng chung.
• Đơn giá điện và cách ghi nhận sản lượng.
• Hao hụt điện hoặc phí vận hành trạm điện.
• Chi phí nâng công suất nếu dây chuyền không đủ điện.

Giá điện có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Khi tính ngân sách, doanh nghiệp nên đối chiếu biểu giá hiện hành, hóa đơn thực tế và điều khoản thanh toán điện trong hợp đồng.

6. Tiền nước và xử lý nước thải

Doanh nghiệp cần ước tính lượng nước sử dụng theo ngành nghề, đồng thời làm rõ chi phí cấp nước, thoát nước và xử lý nước thải.

Với ngành nghề phát sinh nước thải sản xuất, phải kiểm tra khả năng tiếp nhận, yêu cầu đấu nối và trách nhiệm xử lý trước khi đưa dây chuyền vào hoạt động.

7. Chi phí cải tạo nhà xưởng

Một nhà xưởng có tiền thuê thấp nhưng cần cải tạo nhiều có thể tạo tổng chi phí cao hơn xưởng có giá thuê ban đầu cao hơn.

Các hạng mục thường phải kiểm tra gồm:

• Sửa chữa nền xưởng.
• Chống dột mái và vách.
• Làm thêm văn phòng hoặc nhà vệ sinh.
• Thi công hệ thống điện và chiếu sáng.
• Lắp đặt thông gió hoặc làm mát.
• Gia cố vị trí đặt máy móc.
• Làm cầu container hoặc khu vực bốc dỡ hàng.
• Di dời hoặc làm thêm vách ngăn.

Trước khi cải tạo, phải có sự đồng ý bằng văn bản của bên cho thuê và xác định rõ hạng mục nào được giữ lại khi kết thúc hợp đồng.

8. Chi phí PCCC, môi trường và hồ sơ vận hành

Không nên mặc định toàn bộ chi phí phòng cháy chữa cháy và môi trường đều do chủ xưởng chịu. Hệ thống chung của công trình và phần bổ sung theo dây chuyền, ngành nghề của bên thuê có thể có trách nhiệm khác nhau.

Trước khi đặt cọc, doanh nghiệp nên kiểm tra

hồ sơ pháp lý kho xưởng

và xác định các hạng mục phải bổ sung theo ngành nghề dự kiến.

9. Chi phí vận chuyển và lắp đặt máy móc

Việc chuyển xưởng có thể phát sinh chi phí tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển, cẩu máy, nâng hạ, lắp đặt, cân chỉnh và chạy thử dây chuyền.

Doanh nghiệp cần khảo sát trước chiều rộng cổng, đường xe container, chiều cao mái, cửa xưởng, sân quay đầu và vị trí đưa máy vào bên trong.

10. Chi phí bảo trì, sửa chữa và hoàn trả hiện trạng

Hợp đồng phải xác định rõ trách nhiệm sửa mái, nền, cửa, điện, hệ thống thoát nước, thiết bị PCCC và các hạng mục chung.

Khi kết thúc thời hạn thuê, doanh nghiệp cũng cần biết mình có phải tháo dỡ máy móc, vách ngăn, đường điện và hoàn trả nhà xưởng về hiện trạng ban đầu hay không.

Bảng tính chi phí thuê kho xưởng trong năm đầu

Doanh nghiệp có thể sao chép bảng dưới đây và điền số liệu thực tế của từng nhà xưởng:

Cách so sánh hai nhà xưởng có giá thuê khác nhau

Không nên so sánh chỉ bằng đơn giá thuê trên mỗi mét vuông. Hãy quy đổi về cùng một tiêu chí:

Diện tích sử dụng thực tế là phần doanh nghiệp có thể dùng cho sản xuất, lưu kho, văn phòng và vận hành; không nên lấy toàn bộ diện tích đất nếu một phần không được quyền sử dụng.

Khi so sánh, cần đánh giá đồng thời:

• Tổng tiền phải chuẩn bị trước khi nhận xưởng.
• Tổng chi phí vận hành trong 12 tháng.
• Thời gian cần để cải tạo và lắp máy.
• Rủi ro gián đoạn sản xuất.
• Khả năng mở rộng trong tương lai.
• Điều kiện đường xe tải và container.
• Nguồn điện và điều kiện ngành nghề.
• Pháp lý, PCCC và môi trường.

Doanh nghiệp có thể xem thêm

kinh nghiệm thuê kho xưởng

để kiểm tra đồng thời công năng, vị trí và điều kiện hợp đồng.

Những khoản chi phí doanh nghiệp thường bỏ sót

• Chi phí nâng công suất điện hoặc lắp thêm tủ điện.
• Chi phí sửa nền tại vị trí đặt máy nặng.
• Chi phí chống dột, chống nóng và thông gió.
• Chi phí làm thêm cửa hoặc đường đưa máy vào xưởng.
• Phí bảo vệ và phí sử dụng hạ tầng.
• Chi phí xử lý nước thải và chất thải sản xuất.
• Chi phí thuê xe cẩu, xe nâng và vận chuyển máy móc.
• Chi phí ngừng sản xuất trong thời gian chuyển xưởng.
• Chi phí tháo dỡ và hoàn trả hiện trạng khi hết hợp đồng.
• Khoản tăng giá thuê theo từng năm.

Checklist cần hỏi chủ xưởng trước khi đặt cọc

1. Giá thuê đang tính trên diện tích nào?
2. Giá đã bao gồm thuế, hóa đơn và phí quản lý chưa?
3. Phải đặt cọc và thanh toán trước bao nhiêu tháng?
4. Đơn giá điện, nước được tính như thế nào?
5. Điện có đồng hồ riêng và đủ công suất cho dây chuyền không?
6. Ai chịu chi phí sửa mái, nền, cửa và hệ thống điện?
7. Ai chịu trách nhiệm bổ sung PCCC theo ngành nghề?
8. Có phí xử lý nước thải, rác hoặc sử dụng hạ tầng không?
9. Doanh nghiệp được miễn tiền thuê trong thời gian cải tạo không?
10. Giá thuê được điều chỉnh vào thời điểm nào?
11. Kết thúc hợp đồng có phải hoàn trả hiện trạng không?
12. Trường hợp xưởng không đáp ứng ngành nghề thì tiền cọc được xử lý thế nào?

Sau khi xác định tổng ngân sách, doanh nghiệp có thể tham khảo

kho xưởng theo từng khu vực

để lựa chọn vị trí phù hợp với vận chuyển, lao động và hoạt động sản xuất.

Câu hỏi thường gặp về chi phí thuê kho xưởng

Tiền đặt cọc có được tính là chi phí thuê xưởng không?

Tiền đặt cọc nên được tách khỏi chi phí vận hành nếu có khả năng được hoàn trả khi hết hợp đồng. Tuy nhiên, đây vẫn là khoản vốn doanh nghiệp phải chuẩn bị và không thể sử dụng trong thời gian thuê.

Nên chọn xưởng có giá thuê thấp nhất không?

Không nên quyết định chỉ dựa trên giá thuê. Cần tính thêm chi phí cải tạo, điện, nước, PCCC, môi trường, vận chuyển và rủi ro gián đoạn sản xuất.

Làm sao biết giá thuê đã bao gồm thuế và hóa đơn?

Nội dung này phải được ghi trong báo giá, thỏa thuận đặt cọc hoặc hợp đồng. Doanh nghiệp cần xác định bên nào có trách nhiệm kê khai, nộp thuế và cung cấp chứng từ theo quy định hiện hành.

Chi phí cải tạo xưởng do bên thuê hay bên cho thuê chịu?

Trách nhiệm phụ thuộc vào hiện trạng bàn giao và thỏa thuận giữa hai bên. Các hạng mục phải sửa trước khi bàn giao, hạng mục do ngành nghề của người thuê phát sinh và quyền sở hữu sau khi cải tạo cần được ghi rõ.

Có nên chuyển tiền cọc trước khi nhận bảng chi phí đầy đủ không?

Không nên chỉ dựa trên giá thuê được giới thiệu. Trước khi chuyển tiền, cần làm rõ các khoản phí, hiện trạng xưởng, trách nhiệm sửa chữa, điều kiện hoàn cọc và hồ sơ liên quan.